سياسة استخدام سيارات الشركة: نموذج جاهز من 12 بندًا

لماذا تحتاج سياسة مكتوبة حتى لو عندك 3 سيارات؟

أغلب الخلافات على سيارات الشركة لا تبدأ بسوء نية، بل بغياب اتفاق مكتوب: موظف استخدم السيارة في عطلة نهاية الأسبوع لأن أحدًا لم يقل له لا، أو مخالفة سرعة وصلت بعد شهرين ولا أحد يعرف من كان يقود، أو خدش ظهر عند التسليم ولا صورة قبلها. السياسة المكتوبة تحسم هذه الأسئلة قبل أن تُطرح، وتجعل التعامل متساويًا بين الموظفين، وتحمي الموظف أيضًا: يعرف بالضبط ما المطلوب منه وما ليس عليه.

قاعدة عملية: صفحة إلى صفحتين، بلغة بسيطة، بلا مصطلحات قانونية لا يفهمها السائق. السياسة الطويلة لا يقرؤها أحد.

اقرأ أيضًا: كيف تدير أسطول سيارات صغير في 8 خطوات

قبل أن تكتب: 4 قرارات تحسمها الإدارة

النموذج أدناه فيه خيارات بين قوسين مربعين. احسم هذه الأربعة أولًا، لأن باقي البنود تتبعها:

نموذج سياسة استخدام سيارات الشركة (12 بندًا)

1. الغرض والنطاق: تنطبق هذه السياسة على كل سيارة تملكها الشركة أو تستأجرها، وعلى كل موظف يقودها. الهدف: سلامة السائق، والحفاظ على السيارات، ووضوح المسؤوليات.
2. من يحق له القيادة: يقود سيارة الشركة فقط الموظف المُسنَدة إليه كتابيًا، بشرط رخصة قيادة سارية من الفئة المناسبة، وتفويض أو إذن قيادة ساري حيث يطلبه النظام. لا يسمح السائق لأي شخص آخر بالقيادة، ولو لمسافة قصيرة. يُبلغ السائق الإدارة فورًا إذا انتهت رخصته أو سُحبت.
3. الاستلام والتسليم: تُسلَّم السيارة وتُستلَم بنموذج عهدة موقّع: العداد، ومستوى الوقود، والأضرار الظاهرة مع صور، والملحقات. يفحص السائق السيارة عند الاستلام، وأي ملاحظة غير مكتوبة تُعدّ غير موجودة.
4. الاستخدام الشخصي: [ممنوع: تُستخدم السيارة لأغراض العمل فقط] أو [مسموح داخل {المدينة} خارج الدوام، بحد {N} كم شهريًا، وما زاد يُحسب بتكلفة {X} لكل كم] أو [مسموح بلا حد]. لا تُستخدم السيارة في السفر بين المدن أو خارج البلد إلا بإذن مكتوب.
5. الوقود: تُسجَّل كل تعبئة في نفس اليوم: التاريخ، وقراءة العداد، واللترات، والمبلغ، وصورة الإيصال. [تدفع الشركة وقود العمل فقط] أو [تدفع الشركة كل الوقود]. يُعبّأ نوع الوقود المحدد للسيارة فقط. التعبئة بلا إيصال لا تُعوَّض.
6. العداد والكيلومترات: يُحدِّث السائق قراءة العداد مرة أسبوعيًا على الأقل ومع كل تعبئة. أي عطل في العداد يُبلّغ عنه في نفس اليوم.
7. الصيانة والعناية اليومية: يتابع السائق المؤشرات والتحذيرات في لوحة العدادات، ويفحص ضغط الكفرات والزيت والماء أسبوعيًا، ويحافظ على نظافة السيارة. مواعيد الصيانة تحددها الإدارة، ولا تُجرى صيانة أو إصلاح على حساب الشركة إلا بموافقة {المسؤول}.
8. المخالفات المرورية: المخالفات الناتجة عن طريقة القيادة (السرعة، الإشارة، الوقوف الخاطئ، استخدام الجوال) مسؤولية السائق الذي كان يقود وقتها، حسب سجل الإسناد. [يدفعها السائق مباشرة] أو [تدفعها الشركة وتُخصم وفق النظام]. المخالفات الإدارية الناتجة عن تأخر الشركة في التجديد مسؤولية الشركة. يُبلّغ السائق عن أي مخالفة يعلم بها خلال {48 ساعة}.
9. الحوادث والأعطال: عند أي حادث: سلامة الأشخاص أولًا، ثم إبلاغ الجهة المختصة بالحوادث في البلد واتباع إجراءاتها، ثم الاتصال بـ{رقم المسؤول}، ثم تصوير المكان والسيارات. لا يُتفق على تسوية مع الطرف الآخر دون إذن الشركة. عند العطل: لا تُكمل القيادة إذا ظهر تحذير حرارة أو ضغط زيت أحمر.
10. السلامة والسلوك: ممنوع استخدام الجوال باليد أثناء القيادة، وربط الحزام إلزامي لكل الركاب، وممنوع التدخين داخل السيارة [أو: مسموح]. لا يُركب السائق أشخاصًا من خارج العمل [إلا بإذن]. لا تُترك السيارة مفتوحة أو تعمل دون سائق.
11. الإجازات وترك العمل: قبل الإجازة الطويلة أو عند انتهاء العمل تُعاد السيارة بنموذج التسليم، بخزان {ممتلئ / بنفس مستوى الاستلام}، ومعها المفاتيح والأوراق والملحقات. تُراجع المخالفات والأضرار قبل المخالصة النهائية.
12. المراجعة والتوقيع: تُراجع هذه السياسة سنويًا. توقيع الموظف يعني أنه قرأها وفهمها والتزم بها. اسم الموظف · الرقم الوظيفي (داخلي) · السيارة / رقم اللوحة · التاريخ · التوقيع عن الشركة: الاسم · المنصب · التوقيع

كيف تطبّق السياسة دون أن تبقى ورقة في درج

1. اجمع السائقين واشرح البنود في 15 دقيقة، وخذ أسئلتهم قبل التوقيع.
2. وقّع نسخة لكل موظف واحفظها في ملفه، مع نموذج العهدة لسيارته.
3. اجعل التسجيل أسهل من التجاهل: التعبئة والعداد من الجوال في دقيقة، لا ورقة تُسلَّم آخر الشهر.
4. راجع شهريًا ثلاثة أشياء فقط: المواعيد القادمة، والتعبئات بلا إيصال، والسيارة الأعلى استهلاكًا.
5. طبّق البنود على الجميع بالطريقة نفسها، بمن فيهم المدير. الاستثناء الأول ينهي السياسة.

اقرأ أيضًا: تفويض قيادة سيارة الشركة ومن يدفع المخالفة · علامات التلاعب بالوقود في سيارات الشركة

كيف يساعدك سيارتي+ أعمال على تطبيق البنود

البند 2 والبند 8: كل سيارة مُسنَدة لسائق أو أكثر داخل التطبيق، وكل تسجيل يحفظ من سجّله، فتعرف من كان مسؤولًا عن السيارة في أي يوم. البند 5: السائق يسجّل التعبئة من جواله بصورة الإيصال، حتى بلا إنترنت. البند 6 و7: التذكير بالصيانة بالكيلو أو بالتاريخ يصل للمالك والمديرين وسائق السيارة. والتنبيه حين تستهلك سيارة أكثر من معدلها يساعدك في المراجعة الشهرية. السائق يرى سياراته فقط، ولا يرى تكاليف غيرها.

اطبع السياسة

فريق سيارتي+

نكتب أدلة عملية عن مصاريف السيارة وصيانتها وإدارة سيارات الشركات. كل رقم له مصدر.

من سيارتي+ — sayartiplus.com · غير تابع لأي جهة حكومية